Frivilligkontrakt/ Volunteer Contract
(scroll for english contract)
AVTALE OM DELTAKELSE SOM FRIVILLIG – BOREALIS 2025
DENNE AVTALEN REGULERER FORHOLDET MELLOM FØLGENDE PARTER:
Borealis (heretter kalt festivalen)
Strandgaten 207, 5004 Bergen, orgnr. 985 703 167
Kontaktpersoner:
Frivilligkoordinator: Sasha Azanova
E-post: frivillig@borealisfestival.no, tlf: +47 403 22 102
Daglig leder: Agnes Hvizdalek
E-post: agnes@borealisfestival.no, tlf: +47 456 85 370
og deg som frivillig under Borealis 2025 (heretter kalt frivillig)
Borealis har godkjent din søknad for å være frivillig på festivalen. Denne avtalen skal sikre tilfredsstillende arbeidsforhold for de frivillige og god arrangementsavvikling for festivalen.
DELTAKELSE
Avtalen gjelder for Borealis 12.–16. mars 2025, eller andre datoer avtalt mellom frivillige og festivalen.
FESTIVALENS ANSVAR OG RETTIGHETER
- Festivalen har plikt til å sørge for et godt arbeidsmiljø og retningslinjer innen HMS.
- Festivalen kan stilles ansvarlig for utgifter ved skade som resultat av arbeidet, gjennom forsikringsavtale.
- Festivalen forplikter seg til følgende godtgjørelse for frivillig arbeid: gratis inngang på konserter og arrangementer*, Borealis merch, og et måltid hver dag du jobber.
*gjelder så lenge det er ledig kapasitet.
FRIVILLIGES ANSVAR OG RETTIGHETER
Den frivillige forplikter seg til å:
- Jobbe minimum 15 timer.
- Følge instruksjoner som er gitt under informasjonsmøte/mail.
- Møte presis til arbeidsøktene. Ved forsinkelser, sykdom eller frafall av andre grunner skal frivillig informere frivilligkoordinator så tidlig som mulig.
- Tilegne seg kunnskap om festivalprogrammet og arenaen du jobber på før vakten starter.
- Være rusfri på vakt. Det er ikke lov å innta alkohol eller andre rusmidler før eller under vakt.
- Ha på seg festival-t-skjorte under skiftet. Du vil få utdelt t-skjorte og navneskilt.
- Den frivillige har taushetsplikt, og kan ikke dele kjøreplan, timeplan eller annen konfidensiell informasjon om festivalen eller artisten med andre utenfor festivalen.
BOREALIS ØNSKER Å VÆRE ET TRYGGERE ROM
Det er viktig at festivalen er en imøtekommende, åpen, tilgjengelig og inkluderende arena. Vi står alle sammen i kampen for likhet, og ber våre ansatte, artister, samarbeidspartnere, publikummere og frivillige om å respektere hverandre – uansett etnisitet, seksuell legning, kulturell bakgrunn, kjønnsidentitet, utviklingshemming eller alder. Hvis du opplever selv eller er vitne til trakassering ber vi deg gi beskjed til din nærmeste Borealis kontakt, gjerne daglig leder eller frivilligkoordinator.
SANKSJONER/OPPHØR AV AVTALEN
Arrangørs rettigheter
Dersom den frivillige ikke overholder ansvar og rettigheter etter avtalen, forbeholder festivalen seg retten til å avslutte arbeidsforholdet og dermed mister den frivillige retten til gratis tilgang på festivalens arrangementer. Festivalen kan kreve tilbakebetaling av den frivillige for gjeldende kostnader.
Rettigheter til den frivillige
Dersom arrangøren ikke overholder betingelser etter avtalen, kan arbeidsforholdet avsluttes med øyeblikkelig virkning. Dokumenterte kostnader som følge av kontraktsbrudd kan søkes tilbakebetalt. Erstatningsansvar vil behandles individuelt av oppdragsgiver.
Avtalen signeres ved å krysse av for «Accept Terms of Service»
VOLUNTEER CONTRACT – BOREALIS 2025
THIS CONTRACT REGULATES THE RELATIONSHIP BETWEEN THE FOLLOWING PARTIES:
Borealis (from now on referred to as the Festival)
Strandgaten 207, 5004 Bergen, orgnr. 985 703 167
Contact Persons:
Volunteer Coordinator: Sasha Azanova
Email: frivillig@borealisfestival.no, tel: +47 403 22 102
Managing Director: Agnes Hvizdalek
Email: agnes@borealisfestival.no, tel: +47 456 85 370
and you as a volunteer at Borealis 2025 (from now on referred to as Volunteer)
Borealis has approved your application to volunteer at the festival. This agreement is to ensure satisfactory working conditions for volunteers and good event management for the festival.
PARTICIPATION
The agreement applies to Borealis 12-16 March 2025, or other dates agreed between volunteers and the festival.
FESTIVAL RESPONSIBILITIES AND RIGHTS
- The festival is obligated to ensure a good working environment and comply with all applicable guidelines within HSE (Health, safety and environment).
- The festival can be held liable for expenses in case of injury as a result of work, through an insurance agreement.
- The festival commits to the following compensation for voluntary work: free entrance to concerts and events*, Borealis merch, and a meal each day you work.
*applies as long as there is available capacity at the venue.
VOLUNTEER RESPONSIBILITIES AND RIGHTS
The volunteer commits to:
- Work a minimum of 15 hours.
- Follow instructions given at the information meeting, email or SMS.
- Show up on time for work shifts. In case of delays, illness, or dropouts for other reasons, the volunteer should inform the volunteer coordinator as early as possible.
- Familiarize themselves with the festival program and the venue they work at before the shift starts.
- Be sober on duty. It’s not allowed to consume alcohol or other drugs before or during the shift.
- Wear a festival t-shirt during the shift. You will receive a t-shirt and a name tag.
- The volunteer is obliged to maintain confidentiality and cannot share schedules, timetables, or other confidential information about the festival or artists with others outside of the festival.
BOREALIS STRIVES TO BE A SAFER SPACE
It’s important that the festival is a welcoming, open, accessible, and inclusive venue. We all stand together in the fight for equality, and ask our employees, artists, partners, audience, and volunteers to respect each other – regardless of ethnicity, sexual orientation, cultural background, gender identity, disability, or age. If you experience or witness harassment, we ask you to notify your nearest Borealis contact, preferably the managing director or the volunteer coordinator.
SANCTIONS/TERMINATION OF CONTRACT
ORGANISER’S RIGHTS
If the volunteer does not adhere to the responsibilities and rights of the contract, the festival reserves the right to terminate the working relationship and thus the volunteer loses the right to free access to the festival’s events. The festival may require reimbursement of the relevant costs.
VOLUNTEER’S RIGHTS
If the organizer does not adhere to the conditions of the contract, the working relationship can be terminated with immediate effect. Documented costs as a result of the breach of contract can be sought to be reimbursed. Liability for damages will be treated individually by the contractor.
The contract is signed by checking the “Accept Terms of Service”